Aviso de privacidad

1. Identidad y domicilio del responsable

La Plataforma es operada en etapa de lanzamiento individual. La información de identificación completa del responsable será publicada cuando se complete el proceso de constitución de la empresa operadora, lo cual se notificará a los usuarios registrados. El contacto de privacidad es: soporte@ventanillapro.com.

2. Datos personales que recabamos

VentanillaPro recaba únicamente los datos necesarios para operar el servicio. La Plataforma puede usarse con cuenta o sin cuenta. Sin cuenta no se solicita nombre ni correo electrónico; se tratan únicamente los datos descritos abajo como “uso sin cuenta”, los datos de navegación y los archivos cargados.

Uso sin cuenta (cookie técnica y huella de la dirección IP): contar el límite de 2 archivos por día y permitir que solo el navegador que cargó un archivo pueda consultarlo y descargarlo. La cookie contiene un número al azar. De la dirección IP se guarda únicamente una huella irreversible, distinta cada día; la dirección no se guarda. Los conteos se eliminan a los dos días.

Correo electrónico: creación y autenticación de cuenta; envío de correos transaccionales (bienvenida, restablecimiento de contraseña, magic link); notificaciones sobre cambios al servicio o a este Aviso.

Contraseña (hash bcrypt): autenticación. Se almacena únicamente el hash; la contraseña en texto plano nunca se guarda.

Token de sesión (JWT, cookie httpOnly): mantenimiento de la sesión activa del usuario de forma segura.

Historial de operaciones (fecha, número de archivos procesados por día, trabajos en proceso): control del límite mensual del plan contratado (plan Gratis: 20 archivos al mes; plan Básico: 50; plan Sin límites: sin tope); soporte técnico.

Historial de archivos (nombre del archivo, estado y valores medidos del resultado): mostrar a quien cargó un archivo su resultado y su historial. Se conserva 48 horas en el uso sin cuenta y en el plan Gratis, y 30 días en los planes Básico y Sin límites. Se puede borrar antes desde el historial.

Plan contratado y registro de aceptación de los Términos (fecha y versión aceptada): aplicar los límites del plan; comprobar la aceptación de los Términos de Uso y de este Aviso.

Datos de navegación (dirección IP, navegador, sistema operativo, páginas visitadas): seguridad, detección de usos abusivos y análisis estadístico mediante Google Tag Manager.

Archivos cargados (PDF y, en el plan Sin límites, imágenes y XML): procesamiento técnico solicitado (compresión, conversión, división, ajuste). Los archivos originales se eliminan al terminar el procesamiento; los resultados (el PDF de cada documento, el archivo ZIP del envío y las vistas de página para la comparación) se conservan hasta 48 horas para su descarga y después se eliminan automáticamente. No se analiza su contenido.

VentanillaPro no recaba datos personales sensibles. Si esto cambiara, se actualizará este Aviso y se solicitará consentimiento expreso.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades necesarias: (i) crear, gestionar y autenticar tu cuenta; (ii) procesar los archivos que cargas; (iii) controlar el límite mensual de archivos del plan contratado; (iv) enviarte notificaciones operativas; (v) atender solicitudes de soporte técnico y ejercicio de derechos.

Finalidades secundarias (no indispensables): (i) análisis estadístico agregado y anónimo para mejorar el servicio; (ii) comunicaciones sobre nuevas funcionalidades o planes.

Si no deseas que tus datos sean utilizados para las finalidades secundarias, envía un correo a soporte@ventanillapro.com con el asunto “Oposición a finalidades secundarias”. Esta oposición no afecta tu acceso al servicio.

4. Tratamiento especial de los archivos cargados

Los archivos que cargas se procesan íntegramente de forma automatizada en los servidores de la Plataforma. Mientras dura el procesamiento y hasta que descargas el resultado, se guardan de forma temporal, cifrados en reposo, en el servicio de almacenamiento de Cloudflare R2 (ver sección 6). Ninguna persona del equipo accede a su contenido, salvo requerimiento de autoridad competente. Los archivos originales se eliminan al terminar el procesamiento y los resultados se eliminan automáticamente a las cuarenta y ocho (48) horas; pueden borrarse antes desde el historial. Solo la cuenta que cargó los archivos —o, cuando se usa sin cuenta, el navegador desde el que se cargaron— puede consultarlos y descargarlos. Ningún otro proveedor procesa ni analiza su contenido, ni se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial. No se comparten con terceros, salvo requerimiento de autoridad competente debidamente fundado.

Vistas de página. Para la comparación del resultado con el original, la Plataforma genera de forma automatizada imágenes reducidas, en escala de grises, de las primeras doce páginas del original y del resultado, y de las páginas que difieren. Se guardan junto al resultado, solo puede verlas quien cargó el archivo y se eliminan con él.

Imágenes y archivos XML (plan Sin límites). Una fotografía puede traer datos que la cámara o el teléfono guardan dentro del archivo, como la fecha, el modelo del equipo y, a veces, la ubicación. Para convertirla a PDF la Plataforma solo usa la orientación de la foto; los demás datos no se usan, no se guardan y no se incluyen en el PDF resultante. Para convertir un archivo XML a PDF, la Plataforma lee de forma automatizada los datos que contiene (por ejemplo, nombres, RFC e importes) con el único fin de escribirlos en el PDF; no los guarda en su base de datos ni los usa para otra finalidad.

Si los archivos que cargas contienen datos personales de terceros, al cargarlos declaras contar con la base legal adecuada para su tratamiento. VentanillaPro actúa como encargado del tratamiento respecto a esos datos de terceros.

5. Base legal del tratamiento

El tratamiento de tus datos personales se sustenta en: (i) consentimiento expreso, otorgado mediante la marcación activa del checkbox de aceptación al registrar tu cuenta, que cubre las finalidades necesarias y las secundarias, salvo oposición; (ii) ejecución de la relación jurídica, necesaria para prestarte el servicio solicitado; y (iii) cumplimiento de obligaciones legales, cuando el tratamiento sea requerido por disposición legal o mandato de autoridad. En el uso sin cuenta, el tratamiento se limita a lo necesario para prestar el servicio solicitado y para contar el límite diario.

6. Encargados del tratamiento y transferencias

VentanillaPro no cede ni vende tus datos personales a terceros con fines comerciales. Los siguientes proveedores actúan como encargados del tratamiento:

Render (render.com): infraestructura de hosting y base de datos. Recibe datos de cuenta, historial de operaciones y archivos en tránsito durante el procesamiento. Ubicado en EE.UU. (Oregon). Política de privacidad: render.com/privacy.

Resend (resend.com): envío de correos transaccionales. Recibe únicamente la dirección de correo electrónico del usuario. Ubicado en EE.UU. Política de privacidad: resend.com/privacy.

Cloudflare R2 (Cloudflare, Inc.): almacenamiento temporal de los archivos cargados y de los resultados (originales hasta que termina el procesamiento; resultados y vistas de página hasta 48 horas), cifrados en reposo con AES-256. No accede al contenido ni lo procesa. Ubicado en Estados Unidos. Política de privacidad: www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Sentry (Functional Software, Inc.): monitoreo de errores técnicos, cuando está activo. Recibe el tipo de error, la fecha y el identificador interno del trabajo; nunca archivos, nombres de archivo ni datos de cuenta. Ubicado en Estados Unidos. Política de privacidad: sentry.io/privacy/.

Google Tag Manager (GTM-N8MQH86D): analítica de uso. Recibe IP, navegador, páginas visitadas y eventos de uso. Ubicado en EE.UU. Política de privacidad: policies.google.com/privacy.

Dado que estos proveedores tienen su infraestructura en los Estados Unidos, el tratamiento implica una transferencia internacional de datos. Al aceptar este Aviso, otorgas tu consentimiento expreso para dicha transferencia. Los archivos cargados solo se guardan, de forma temporal, en Cloudflare R2; ningún otro proveedor los recibe.

7. Cookies y tecnologías de rastreo

VentanillaPro utiliza las siguientes cookies:

Cookie de sesión (NextAuth, httpOnly): necesaria para mantener tu sesión autenticada. No requiere consentimiento por ser estrictamente técnica.

Cookie de uso sin cuenta (vp_invitado, httpOnly): contiene un número al azar que identifica al navegador desde el que se cargó un archivo sin cuenta, para contar el límite diario y para que solo ese navegador pueda consultar y descargar el resultado. Dura tres días. No requiere consentimiento por ser estrictamente técnica.

Almacenamiento local del navegador: guarda en tu equipo la decisión sobre las cookies, el modo claro u oscuro y el identificador del último envío, para retomarlo al recargar la página. No es una cookie y no se comparte con terceros.

Cookie analítica (Google Tag Manager, GTM-N8MQH86D): permite medir el uso de la Plataforma. Google puede cargar scripts adicionales desde su consola. Mínimo, Google recibe datos de navegación (IP, user agent, páginas visitadas, eventos de uso).

Al ingresar por primera vez a la Plataforma se te presentará un aviso de cookies con opción de aceptar o rechazar las analíticas. La cookie de sesión no puede desactivarse sin impedir el funcionamiento del servicio.

8. Derechos de los titulares y cómo ejercerlos

Conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, tienes los siguientes derechos: Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Revocación del consentimiento (derechos ARCO).

Para ejercerlos, envía solicitud a soporte@ventanillapro.com con el asunto “Ejercicio de derechos” e indica: (i) tu correo de cuenta; (ii) el derecho que deseas ejercer; (iii) descripción de lo que solicitas. El responsable responderá en un plazo máximo de veinte (20) días hábiles.

9. Medidas de seguridad

VentanillaPro implementa las siguientes medidas: (i) transmisión bajo protocolo HTTPS con cifrado en tránsito; (ii) contraseñas almacenadas exclusivamente como hash bcrypt, sin texto plano; (iii) sesiones gestionadas con JWT firmados en cookies httpOnly; (iv) archivos originales eliminados al terminar el procesamiento y resultados eliminados automáticamente a las 48 horas, sin almacenamiento permanente; (v) archivos cifrados en reposo en el almacenamiento temporal; (vi) cada trabajo ligado a la cuenta que lo creó o, en el uso sin cuenta, al navegador que lo creó, de modo que solo quien lo cargó puede consultarlo o descargarlo; (vii) registros técnicos sin nombres de archivo ni contenido; (viii) acceso restringido a la infraestructura del servicio. Ante una vulneración de seguridad significativa, notificaremos a la brevedad por correo electrónico o aviso en la Plataforma.

10. Menores de edad

VentanillaPro no está dirigida a menores de dieciocho años. Si eres padre, madre o tutor y detectas que un menor a tu cargo registró una cuenta sin tu autorización, contáctanos a soporte@ventanillapro.com para proceder a su cancelación inmediata.

11. Cambios al Aviso de Privacidad

Este Aviso podrá actualizarse cuando sea necesario. Las actualizaciones materiales se notificarán por correo electrónico a los usuarios registrados con al menos quince (15) días naturales de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en www.ventanillapro.com/privacidad.

12. Autoridad supervisora

El tratamiento de datos personales por VentanillaPro está sujeto a la supervisión de la Secretaría de Anticorrupción y Buen Gobierno (SABG), que desde el 21 de marzo de 2025 asumió las funciones que anteriormente correspondían al INAI en materia de protección de datos personales en posesión de particulares. Si consideras que tus derechos han sido vulnerados y no has obtenido respuesta satisfactoria, puedes presentar una queja ante la SABG en www.gob.mx/sabg.

13. Contacto

Correo electrónico: soporte@ventanillapro.com — Sitio web: www.ventanillapro.com. Atenderemos comunicaciones de privacidad en un plazo máximo de veinte (20) días hábiles.